新入社員を迎えるにあたってするべきことは？

2023/02/10

労務相談QA

	当社ではこの4月に、正社員として新卒、既卒の新入社員を迎えることとなりましたが、どのような準備・対応をすればよいでしょうか？
	「入社に関わる手続き（労働条件通知書・雇用契約書、身元保証書等）」「会社の理念や社会的使命を明確に示すこと」「就業規則の説明をすること」「新卒社員には社会人としての心構えや給与明細の基本を伝えること」が必要です！

１.入社に関わる手続き

【会社側が用意・対応するもの】

□入社誓約書の取り付け（就業規則遵守事項、情報漏洩禁止事項、競業避止に関する事項等）

□労働条件通知書

労働条件（期間・就業場所・従事する業務に関する事項・始業及び終業の時刻休憩・休暇に関する事項・退職に関する事項など）を記した書類です。労働基準法により、会社は一定の事項を記載した労働条件通知書を雇用する社員に原則、書面で渡す必要があります。

□雇用契約書

雇用条件が記載されており、労働者の雇用契約の同意を証明するための書類です。企業側の保管用と、社員側の保管用に同じ書類を2部作成するのが基本です。

弊社では、「労働条件通知書兼雇用契約書」という双方の内容を備えた形式をお勧めしております。

□雇用保険資格取得手続き

ハローワークに、必要事項を記入した「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。退職した場合の失業給付や自己啓発として教育訓練をされた場合などにおいて支給される保険です。

□健康保険・厚生年金保険資格取得手続き

年金事務所または健康保険組合に、必要事項を記入した「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出します。新入社員に扶養家族がいる場合は、「健康保険被扶養者（異動）届・国民年金第3号被保険者資格取得等届」の手続きも必要になります。

□給与や住民税に関わる手続き

所得税の計算に必要な「扶養控除等（異動）申告書」を準備しておき、新入社員にすぐに記入してもらえるようにします。また、前職がある場合には「源泉徴収票」を提出していただきます。

【本人から会社へ提出するもの】

□住民票または、住民票記載事項証明書

氏名や住所など本人確認に必要な書類です。マイナンバーカードで代用することも可能です。

□マイナンバー

各種行政機関の手続きに必要です。マイナンバーカードや以前発行されていた通知カードのコピーを用意していただきます。マイナンバーカード以外の提出の場合には、併せて運転免許証やパスポートなどを見せていただくことで、ご本人確認をすることも必要です。

□年金手帳など基礎年金番号がわかる書類の提出

厚生年金加入手続きで記号番号が必要になるため、事前に用意してもらいます。

□身元保証書・緊急連絡先

社員が会社に損害を与えたときのために保証人を取り付けておくことで、労使双方の安心感につながります。身元保証人を必要としない会社様でも、最低限、緊急連絡先は入手されておくと万一の時に役立ちます。

□給与の振り込み先に関する書類

通帳やキャッシュカードのコピーなど、給与振り込みに必要な書類を準備してもらいます。

□通勤経路や通勤方法に関する書類

通勤交通費を支給する場合の、確認書類となります。

□資格免許証、合格証明書および卒業証明書（特に新卒の場合）

保有する資格や学歴を証明するための書類です。特に資格が無いとその業務ができない場合には必ず確認が必要です。

２.会社の理念や社会的使命を明確にする
会社が目指すものや社会的な役割を十分に説明し、それらを達成するために会社が求める社員像をしっかりと伝え、どのような社員が評価されるのかを明確にしておくことが大切です。会社の理念は、入社後も繰り返し労使で共有、理解を深める時間を継続して設けることで浸透していきます。クレドや経営計画書などを作成することや、評価制度を導入されることも効果的でお勧めいたします。
３.就業規則の説明をする
会社では、世代を超えて、“色々な価値観の人”、“多様な考えをもつ人”が一同に集まって働きますので、ある一定の会社ルールが必要です。就業規則は社員数１０人以上の会社様は作成義務がございますので、入社、試用期間、始業・終業・休憩時間、休暇、退職、解雇、休職、賞罰、安全衛生、福利厚生などのルールを策定いただき、服務ルールなどのやってほしいこと、やってほしくないことを明確にされることで、労使間や社員同士のトラブルに発展することなく、安心して働ける環境となり、離職率の低下にもつながります。
４.新卒の新入社員には、社会人としての心構えや給与や社会保険などの仕組みについて説明をする
新卒の新入社員は、いままで学生でしたのでアルバイト経験などがある人もいらっしゃいますが、社会人1年生として、社会人の心得やマナー、常識などは全く知らないことが想定されるところもあり、社内、社外を問わず業務遂行に必要なコミュニケーションをするためにも、入社時にしっかりと説明が必要です。併せて給与明細の見方や（賞与や退職金があれば併せて）社会保険、年金の仕組みなどについても、説明して理 Z世代解していただくことが大切です。特に新卒で入社される方は、Ｚ世代と呼ばれており、この世代の特長としては以下のとおりです。 ※Z世代・・1990年半ばから2010年代生まれの世代と捉えることが一般的なようです。

① テレビや新聞よりもインターネット環境での情報収集をする。
Z世代はテレビの視聴時間よりもSNS等のインターネット利用時間が多く、年代が若くなるほど顕著です。テレビや新聞などの媒体は、自分自身が興味のない情報も目に触れることになりますが、情報過多の環境で育ったZ世代には「自分にとって不要な情報を取捨選択する」という合理的なスキルに長けている傾向があります。それゆえ、無駄や遠回り、失敗などをすることは受け入れにくくなっているといわれており、ちょっとした失敗や指導・叱責などにも免疫が少なく、メンタル面での配慮も必要になっていると考えます。

② 社会問題への関心が高く、現実的なものを重視する傾向がある。 Z世代は、いままでの世代と比べて、SDGsなどの環境問題への取組など、社会問題への関心が強く、バブル世代などと比較をしますと、現実的な生活に重きをおく傾向があるといわれています。

こういった特徴を踏まえますと、先輩社員の中でも近い世代の方は比較的理解をすることができると思いますが、主に昭和の時代を駆け抜けてきた世代の方にとりましては、頭では理解をするにしても、実際のコミュニケーションなどでは悩むことも多いと思います。そのためには、Z世代の新入社員の方にも先輩社員の各世代の特長なども知っていただくことが必要となり、会社として教育することが必須となってきます。
上記で挙げさせていただきました、社会人の心得やビジネスマナー、就業規則や給与、社会保険の仕組み社内・社外のコミュニケーションの仕方やメンタルヘルスのセルフケアについて、自社で行うことは中々大変であることと思います。弊社では4月にオンラインにて、上記の内容が網羅された新入社員研修の開催を予定しておりますので、ご興味がございましたら、お問い合わせをいただければと思います。また、経営計画書や評価制度の構築支援などもご相談に応じますので、弊社もしくは担当コンサルタントまでお気軽にお問合せください。

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